Vergaderen doen we allemaal. Het is nodig, maar niet altijd leuk. Zeker niet wanneer je aan tafel zit met een langdradige collega of wanneer buiten de zon schijnt. Je kunt vergaderingen efficiënter en korter maken.

Hoe?

Stel een doel

Het is belangrijk om een vergadering in te gaan met een bepaald doel en een bijpassende agenda. Zorg dat iedereen weet wat er besproken gaat worden, zodat teamleden zich voor kunnen bereiden op de vergadering. Zo voorkom je dat mensen afdwalen en er eindeloos gepraat wordt over bijzaken.

Geef elk agendapunt een tijdsslot

Het is belangrijk om de vergadering niet alleen een begintijd, maar ook een eindtijd te geven. Je loopt dan nog steeds het risico dat de eerste agendapunten heel veel tijd kosten, waardoor de laatste punten geschrapt of afgeraffeld worden. Je kunt daarom ook per agendapunt een tijdsslot instellen, bijvoorbeeld 15 minuten per punt.

Kies een gespreksleider

Tijdens vergaderingen is het soms lastig een besluit te nemen. Iedereen wil zijn of haar zegje doen. Een gespreksleider kan een uitkomst bieden. Diegene moet de grenzen bewaken en zorgen dat er uiteindelijk besluiten worden genomen.

Ben zuinig met elkaars tijd

Bedenk eerst wat je wil bespreken en plan daarna een vergadering in. De ene week heb je meer te bespreken en zal de vergadering langer duren dan de andere week. Dat is helemaal niet erg. Het is zonde van de tijd om iedere week standaard bijvoorbeeld een uur te vergaderen. Het is vaak beter eerst een agenda op te stellen en daarna de duur van de vergadering te bepalen.

Een laatste algemene tip: vergader nooit langer dan drie kwartier achter elkaar. De concentratie van veel mensen is na die tijd op. Heb je heel veel te bespreken? Plan dan gewoon op twee verschillende momenten drie kwartier in.

Documenten

NIEUWSBRIEF

 Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

                    

Go to top